چگونگی مراحل برنامه ریزی یک مدیر ساخت و ساز
مدت زمان تقریبی برای مطالعه این مقاله: 9 دقیقه
امیتاز 0 از 0 رای

چگونگی مراحل برنامه ریزی یک مدیر ساخت و ساز

شما به‌عنوان یک مدیر ساخت‌وساز، باید میلیون‌ها کار را انجام دهید، زیرا کارمندان به شما اعتماد دارند پس باید همه‌ی کارها را درست انجام دهید. اما واقعاً برنامه‌ریزی ساخت‌وساز چیست و یک فرآیند موفقِ برنامه‌ریزی برای ساخت‌وساز به چه صورتی است؟

در این صفحه با چگونگی مراحل برنامه ریزی یک مدیر ساخت و ساز آشنا می شوید:

    برای آن‌که بتوانید در یک پروژه به شکلی موفق عمل نمایید، باید یک طراح قابل باشید؛ شما با طی کردن یک فرآیند پنج مرحله‌ای می‌توانید با اطمینان بالا، کسب‌وکار خود را به یک ماشین روغن‌کاری شده‌ای تبدیل نمایید که می‌توانید با استفاده از آن، پروژه‌های خود را در زمان مقرر و بر اساس بودجه‌ی تعیین‌شده برای آن به اتمام برسانید.
    ما این پنج مرحله‌ی مشهور (مفهوم‌سازی و آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، پایش عملکرد و اختتام پروژه) را در نظر گرفته و آن‌ها را برای شما به‌عنوان یک مدیر ساخت‌وساز سازگار می‌نماییم. اجازه دهید تا این پنج مرحله را مرور کنیم و ببینیم که چه باید کنید تا بتوانید پروژه‌ی بعدی خود را به یک برنامه‌ریزی در یک رده‌ی استادانه تبدیل نمایید.

    برنامه‌ریزی ساخت‌وساز چیست؟

    برنامه‌ریزی ساخت‌وساز یک فرآیند ویژه است که مدیران ساخت‌وساز از آن استفاده می‌نمایند تا بتوانند با استفاده از آن پروژه‌های ساخت‌وساز خود را از طراحی سازه تا سفارش مواد تا به‌کارگیری کارگران و پیمانکاران فرعی و سایر کارهای مختلف دیگر، مدیریت نموده و اجرا نمایند. در یک طرح ساخت‌وساز هر یک از این مراحلی که باید برای دستیابی به نتیجه‌ی مطلوب دنبال شوند، نشان داده می‌شود.
    5 مرحله‌ای که ما به آن‌ها خواهیم پرداخت، به شرح زیر است:

    • مرحله‌ی 1: ایجاد پروژه. یک سند برای آغاز پروژه تدوین نمایید. در این سند، باید افراد، منابع و بودجه برای پروژه درج‌شده باشد.
    • مرحله‌ی 2: یک طرح اولیه تدوین نمایید. از فرآیندهای S.M.A.R.T؛ و C.L.E.A.R. برای تدوین اهداف مستحکم و ویژه برای پروژه‌ی خود استفاده نمایید.
    • مرحله‌ی 3: طرح را اجرا نمایید. جلسه‌ای را با تیم خود تنظیم نمایید، یک صفحه را اختیار کرده، انتظارات را تعیین نموده و مدیران پروژه را برای نظارت بر پیشرفت پروژه تعیین نمایید.
    • مرحله‌ی 4: عملکرد خود را ردیابی نمایید. اطلاعات مرتبط با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند اهداف، عملکرد و کیفیت را جمع‌آوری نمایید.
    • مرحله‌ی 5: اختتام و ارزیابی. عملکرد خود را بر اساس اطلاعاتی که جمع‌آوری کرده‌اید، ارزیابی نموده و با تیم خود صحبت کنید تا ببینید که چگونه می‌توان عملکرد را برای پروژه‌ی بعدی بهبود بخشید.

    برنامه ریزی مدیریت

    5 مرحله برای تکمیل فرآیند برنامه‌ریزی ساخت‌وساز

    مرحله‌ی 1: ایجاد پروژه

    تمامی پروژه‌های ساخت‌وساز، فارغ از این‌که بزرگ هستند یا کوچک، باید با یک کیس کسب‌وکاری آغاز شوند تا بر اساس آن، امکان‌سنجی پروژه انجام‌شده و مشخص شود که برای انجام کار، چه اقداماتی باید صورت گیرند.
    با یک سند آغازین پروژه (PID) شروع به کارنمایید. در این سند، باید اصطلاحات عمومی -و نه فنی- زیر تشریح شده باشند (بخش فنی، بعداً ذکر خواهد شد):
    افراد: تعداد کارگران موردنیاز و همچنین پیمانکاران فرعی مانند پلمب‌کنندگان و تکنسین‌های برق.
    منابع: مواد لازم برای این پروژه.
    بودجه: هزینه‌های کلی پروژه شامل نیروی کار، مواد، تجهیزات، دستمزدها و مجوزها.
    هدف از این مستند، مشخص کردن منابعی است که برای انجام پروژه، هم برای ذینفعان و هم برای کارکنان شما موردنیاز است.

    مرحله‌ی 2: یک طرح آغازین تهیه نمایید

    اکنون زمان آن رسیده است که طرح آغازین خود را به طرحی دقیق‌تر تبدیل نموده و اهداف خود را تعیین نمایید. این اهداف باید S.M.A.R.T؛ و C.L.E.A.R. باشند. در این مرحله شما منابعی که در مرحله‌ی قبلی مشخص کرده‌اید را تأمین نموده و از آن برای تدوین یک استراتژی گسترده‌تر استفاده می‌نمایید. این استراتژی برای شما تعیین خواهد نمود که چگونه باید پروژه‌ی خود را اجرا نمایید.

    با S.M.A.R.T. آغاز می‌کنیم

    • ویژه (Specific): برای پروژه‌ی خود، اهدافی ویژه تعیین نمایید. نمونه‌ای از این اهداف می‌تواند سررسید برای اهداف کلیدی باشد.
    • قابل‌اندازه‌گیری (Measurable): مشخص نمایید که چگونه باید موفقیت خود در دستیابی به اهداف پروژه را تعیین نمایید. به‌عنوان‌مثال، کافی است تا بتن‌ریزی خود را مطابق با زمانی که تعیین کرده‌اید، انجام دهید یا این‌که آیا لازم است تا این کار تا آن تاریخ مشخص‌شده به اتمام برسد؟
    • قابل‌دستیابی (Attainable): شما باید طرحی داشته باشید که در آن مشخص‌شده باشد که چگونه به اهداف دست خواهید یافت. به‌عنوان‌مثال این‌که آیا پروژه‌ی شما بستگی به ماده‌ای خاص دارد که ممکن است به مقدار لازم در زمان موردنیاز، برای شما فراهم نباشد؟‌ درصورتی‌که پاسخ به این سؤال مثبت باشد، باید طرح خود را تعدیل نمایید.
    • واقعی (Realistic): اهداف شما باید در حدود اختیارات و قابلیت‌های شما به‌عنوان یک مدیر ساخت‌وساز باشد. به‌عنوان‌مثال، درصورتی‌که پروژه‌ی شما شامل طرح‌هایی است که در آن‌ها نیاز به کارهای برقی هم هست و درصورتی‌که قرار باشد تا این کارها ظرف مدت سه ماه انجام شود و شما در پروژه‌های قبلی هرگز نتوانسته باشید تا این کارها را در مدتی کمتر از شش ماه انجام دهید، در این صورت شما خود را در معرض عدم موفقیت قرار داده‌اید.
    • زمان‌مند (Timely): یک چارچوب زمانی مشخص را تعیین نمایید، به‌طوری‌که -به شکل واقع‌گرایانه- بتوانید به این اهداف در زمان مشخص‌شده دست‌یابید.

    مدیریت برنامه ریزی

    اکنون به C.L.E.A.R. نگاهی می‌اندازیم. این اهداف در این استراتژی، کمی متفاوت هستند.

    • همکاری (Colaborative): همه‌ی افراد را در هیئت‌مدیره به‌کارگیرید. پیش از آغاز پروژه، جلسه‌ای را با حضور تمامی افراد تیم برگزار نمایید تا مشخص شود که چه انتظاری از پروژه دارید. به این افراد کمک نمایید تا تمامی موانع موجود بر سر راه پروژه را بشناسند.
    • محدود (Limited): این اهداف را هم ازنظر دامنه و هم ازنظر چارچوب زمانی آن محدودسازید تا فراتر از حد نباشند.
    • هیجانی (Emotional): اطمینان حاصل نمایید که اهداف تعیین‌شده از سوی شما، کارمندان شمارا برمی‌انگیزانند و آن‌ها را به کار می‌گیرند.
    • قابل ارزیابی (Appreciable): اهداف بزرگ‌تر را به اهدافی قابل‌دستیابی تقسیم‌بندی نمایید، به‌طوری‌که بیش‌ازحد کارگران خود را درگیر و خسته نکنید.
    • قابل پالایش(Relevant): سعی کنید تا انعطاف‌پذیری را هم در نظر داشته باشید، زیرا همواره اتفاقاتی رخ می‌دهند که در یک محل کار رخ می‌دهند که قابل پیش‌بینی نیستند.

    مرحله‌ی 3: اجرای طرح

    اکنون زمان آن است تا طرح خود را اجرا نمایید. جلسه‌ای را با تیم خود برگزار نمایید تا در آن جلسه، طرح، مرور شده و مسئولیت‌ها تخصیص داده شود. برگزاری این جلسه برای موفقیت طرح بسیار اهمیت دارد. درصورتی‌که از کارکنان خود برای اجرای کار کمک نگیرید، به اهداف خود دست پیدا نخواهید کرد.
    با هر یک از کارکنان خود به‌صورت مجزا صحبت نمایید تا در صورت امکان در مورد انتظارات هر دو طرف صحبت شود. همچنین به آن‌ها فرصت دهید تا تمامی سؤالات خود را در مواردی که با ابهام روبرو هستند، با شما مطرح نمایند. آیا ضروری است تا اپراتور بیل هیدرولیکی شما با تیم مهندسی شما، به‌صرف این‌که هر دو در یک منطقه‌ی واحد مشغول به کار هستند، هرروز باهم در ارتباط باشند؟ آن‌ها باید از این موضوع آگاهی پیدا نموده و بدانند که چه انتظاراتی از آن‌ها می‌رود و چه ارتباطاتی و در چه زمان‌هایی باید باهم داشته باشند.
    شما همچنین باید مدیران پروژه‌ای را در هر بخش انتخاب نمایید تا بر روی تیم شما نظارت کنند. اگر کسب‌وکاری بسیار کوچک دارید، ممکن است شما در این پروژه، تنها مدیر پروژه باشید، اما در همین حالت هم باید یک برنامه‌ی زمانی داشته باشید تا مشخص شود که چه چیزی را در چه زمانی باید بررسی نمایید.

    مرحله‌ی 4: عملکرد خود را ردیابی نمایید

    بسیار مهم است که بتوانید عملکرد تیم خود را در پروژه‌ی ساخت‌وساز به‌صورت دقیق، ردیابی نموده و مطمئن شوید که توانسته‌اید پارامترهایی را که از قبل تعیین کرده بودید، برآورده نمایید. همچنین درصورتی‌که پروژه موفق نبوده باشد، بازهم اطمینان دارید که اطلاعات موردنیاز برای بررسی عدم موفقیت پروژه را در اختیاردارید و مطمئن شوید که این اتفاقات مجدداً تکرار نخواهند شد.
    مدیران موفق پروژه‌های ساخت‌وساز معمولاً از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای پایش عملکرد یک پروژه استفاده می‌نمایند.
    برخی از KPI هایی که می‌توانید از آن‌ها استفاده نمایید، عبارت‌اند از:
    اهداف پروژه: آیا بر اساس برنامه‌ی زمانی و بودجه‌ی مقرر برای پروژه حرکت نموده‌اید؟
    عملکرد پروژه: آیا پروژه به‌صورت هموار در حال پیشرفت است، یا با موانعی روبرو شده است که انتظار آن‌ها را نداشته‌اید؟
    کیفیت: مطمئناً، کارمندان شما به وظایف خود می‌رسند، اما آیا کار باهمان کیفیتی که شما انتظار داشته‌اید تا بدین جا انجام‌شده است؟

    مرحله‌ی 5: اختتام و ارزیابی پروژه

    صرفِ این‌که پروژه به پایان خود رسیده است، به این معنا نیست که شما کار خود را بر اساس فرآیند برنامه‌ریزی‌شده انجام داده‌اید. درواقع، در برخی از موارد، تازه‌کار شروع‌شده است -پروژه مسیری طولانی را طی می‌نماید تا متوجه شوید که در پروژه‌ی بعدی به چه صورتی باید عمل نمایید.
    به لطف این واقعیت که شما یک طرح پروژه‌ی ساختمانی خوب را در اختیاردارید و روشی در دست شما است تا بتوانید به‌وسیله‌ی آن عملکرد و همچنین موانع را ردیابی نمایید، اکنون به‌خوبی می‌توانید فرآیند برنامه‌ریزی ساخت‌وساز خود را برای پروژه‌ی بعدی به شکلی موفق‌تر صورت دهید. شما خواهید دانست که موانع پروژه در کجاها قرار دارند، چه اشتباهاتی را مرتکب شده‌اید و بدین ترتیب، می‌توانید برنامه‌ی پروژه‌ی بعدی خود را به‌گونه‌ای تنظیم نمایید که موفقیت شما به بیشترین حد ممکن خود برسد.
    اما این فرآیند، چیزی نیست که باید تنها در ذهن شما انجام شود. جلسه‌ی اختتامیه‌ای را به همراه کارکنان خود برگزار نمایید تا بتوانید در خصوص نحوه‌ی انجام پروژه بحث و بررسی نمایید. جلسه‌ای را هم به‌صورت توفان ذهنی برپا سازید تا بتوانید ایده‌هایی را برای بهترشدن کار به دست آورید و یادداشت‌های مفصلی بردارید. این افراد، چشم‌ها و گوش‌های شما هستند، بنابراین فرصت به دست آوردن دیدگاه‌های ارزشمند آن‌ها را از دست ندهید.
    برای آن‌که بتوانید پروژه را به‌صورت رسمی خاتمه دهید، یک بودجه‌ی نهایی از پروژه تهیه نموده و آن را با بودجه‌ی اولیه مقایسه نمایید. سپس یک گزارش نهایی از پروژه تهیه‌کرده و آن را در اختیار ذینفعان کلیدی قرار دهید

    پرسش و پاسخ‌های متداول
    نظرات

    کلیه حقوق برای شرکت ارتباطات ماندگار پرشین محفوظ می باشد.

    Copyright © 2019 Ertebatat Mandegar Persian Ltd. Ertebatat Mandegar Persian Company ® , All Rights Reserved.